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实施背景调查6大难题应对策略

发布时间:2015-09-01       来源: 网络       浏览量:109

员工背景调查是指用人单位通过各种合理合法的途径,来核实求职者的个人履历信息真实性的过程,它是保证招聘质量的重要手段之一。

1【问题1】背景调查由谁负责?


拟录用员工的工作经历真实性主要通过背景调查来解决,通常情况下背景调查一般由人力资源部负责(或者委托第三方负责调查)。


方法1:人力资源部门自己进行调查


人力资源调查的主要优点是能掌握一手真实信息(第三方有可能造假),调查针对性强并且成本低。自己调查的主要缺点是个人主观色彩较浓,调查可能不够严谨客观。


自行调查需要特别注意的一点是要回避从竞争对手挖人的情形:如果该候选人是从竞争对手那里“挖”过来的,前雇主难免会对此类调查有抵触的情绪,人力资源部门联系上家单位的时候势必会形成尴尬的局面。但是如果应聘者是从已入职同事原来所在公司过来的,通过现有同事进行单独调查就可以深入了解应聘者在原来企业的实际情况。


企业要建立规范的E-HR信息系统可以查询,包括员工工作经历信息,这些关联信息是企业管理的法宝(例如竞争对手分析等)。


人力资源通过职业化的方式对拟录用人员进行背景调查,抽查原来的企业人力资源部部门,详细调查拟录用员工的工作背景。


这种方法的好处是调查的职业化,缺点在于拟录用员工信息是否需要保密(员工离职一般会惊动企业人力资源部可能会给员工离职设置阻力等),上家企业的人力资源部是否能够积极配合(有的企业HR部门不愿意配合),这就需要HR部门综合考虑和平衡。


方法2:专业公司调查法


外包给比较专业的第三方调查公司进行统一处理,这类专业的调查公司有着固定的调查信息渠道,比较专业,态度中立能够做到客观。但是需要值得注意的一点是在我国第三方员工背景调查的服务刚刚兴起,各类企业服务质量良莠不齐,人力资源部门在选择的时候一定要小心谨慎弄不好有可能带来法律风险。


专业公司调查法这种方法适合中高端人才,普通员工成本太高。


方法3:让猎头公司进行背景调查


这种做法比较节约精力和成本,但是某些猎头通常会帮助候选人做一些“技术处理”,因为他们跟候选人的利益是一致的,他们精心包装候选人的目的是为了尽快获得录用,所以企业在和猎头合作时要特别注意这一点风险,要在合作协议上规范虚假调查的责任。


技巧分享:通过猎头公司挖的人才,可安排猎头公司进行独立的背景调查,在签订协议时规定猎头公司对推荐人才的工作经历背景的保证条款等。

 


2【问题2】何时进行背景调查?



(1)入职前调查


大部分背景调查是在用人单位有录用意向但候选人尚未入职之前进行,称为入职前背景调查。


●优点:一旦发现有造假的情况用人单位可以灵活处理而法律负担较小;


●缺点:时间比较紧,不一定能够充分完成背景调查。候选人还有可能因为等待时间长而转向其它公司导致用人单位失去优秀的人才。


(2)员工入职后


即在员工试用期之内进行,一般来说企业试用期在1个月到6个月之间,这段时间完全能够进行充分的背景调查,也不用担心失去优秀的员工。


●优点:尽快吸引优秀的人才;


●缺点:企业辞退该员工要冒比较大的法律风险,而且如果该员工存在职业道德上的问题,给企业带来的损失会大很多。


业界比较好的做法是,企业大部分普通的岗位(职位)可采取入职前背景调查以防范于未然;对于企业紧急招聘的关键职位可以入职后再做背景调查,但需要在法律上做好相应的防范预案。



3【问题3】背景调查需要调查哪些人?



背景调查需要企业投入人力物力和财力,如果企业资金宽裕则可以对所有入职者进行全方位的调查;如果企业人力财力有限,则可以对一定级别的关键岗位以及有疑点的岗位进行背景调查,确保背景调查更加具有针对性。



4【问题4】背景调查内容有哪些?



员工背景调查的内容范围很多,一般情况下主要调查员工工作经历真实性。此外针对企业管理的实际需要,调查范围还可以包括身份识别、犯罪记录调查、教育背景调查、工作经历调查、数据库调查等等。


身份识别指核实候选人身份证的真假;


工作经历调查包括调查工作经历是否真实,即时间、职位、是否正常离职等信息,和以往工作具体表现;


数据库调查指通过各种权威的信息库来查找候选人被公开的一些负面信息。


企业背景调查关键点最终汇总到《背景调查记录单》中,关于《背景调查记录单》参考范例如表6-3所示:


表6-3 背景调查记录单

被调查人员


调查日期


调查单位


调查内容

调查目的

调查结果记录

原单位真实岗位(职务)

防止岗位职务虚假


原单位主要工作内容

工作范围是否合理


原单位工作表现

工作能力、态度等


离职真正原因

防止“真实的谎言”


原单位下属的评价

对这个人的真实看法


性格特点

主要性格特征


优点和缺点

最大优点和缺点


为人处世

和同事相处关系


……

……



管理经验分享:

对于已经离职或即将离职的员工,除非在上家企业表现特别差得罪了上个东家,否则上家单位都不愿意说坏话,防止以后得罪人,甚至有的企业HR不愿意配合做调查。

如何获得有效的背景调查结果是一件不容易的事情,最佳方式是通过多种渠道验证的方式,例如入职本企业的其他员工(和拟录取员工来自同一个企业的),或者通过QQ群等方式通过其他HR人士调查。



5【问题5】背景调查如何实施更有效?



企业在做背景调查时,要根据岗位特征选择调查内容,举例如下:


员工类别

建议调查内容

备注

保安人员

身份证识别和犯罪记录核实

企业可采用推荐熟人

方式避免人才聘用风险

特殊职位

教育背景、工作经历要全面核实

财务人员

基层专业人才

教育背景、工作经历

例如人事、行政、采购

等管理人员等

高级专业人才

专业资格证书的核实、海外经历核实、是否陷入各种法律纠纷、是否在媒体中有负面报道、在前任雇主的详细的工作表现和真实的离职原因等

全面彻底的调查

高层管理者

更长时间范围内的工作经历核实

10年以内的经历都要核实,包括业绩情况等,最好有相关证明人和证据


背景调查的项目很多,如何实施背景调查,可采用方式如下:


1.身份核实:全国公民身分证号码查询中心(网址www.nciic.com.cn)可以辨别候选人身份证的真伪,此外如果有必要可到候选人户籍信息所在派出所调查。


2.犯罪记录核实

犯罪记录核实一般有两种渠道:


渠道1:候选人户口所在地派出所。由于犯罪记录在中国不对公众开放,所以大部分派出所不会进行口头的核实。通常的做法是候选人本人或亲属到当地派出所开具《无犯罪记录证明》,并提供开具证明的警官姓名和办公电话,然后再打电话到派出所与该警官核实情况是否属实。


 渠道2:员工档案所在地。由于中国档案管理不健全, 所以不一定所有的犯罪信息都会在档案里面有,所以该渠道只能是一个备用渠道。


3.教育背景核实


全国高等教育学生信息网(网址www.chsi.com.cn能查询2001年后的大专以上的毕业证书,但无法查询学位证书)。如果员工获得的是专科学历,由于专科学历只有毕业证书,无学位证书,因此仅查询该网站即可。


经验分享:

对于本科或者以上学历,有学位证书一定有毕业证书,而有毕业证书不一定有学位证书,这种情况下该网站无法使用,需要通过高校的档案馆来核实学位证书,一般的档案馆要求调查者发函或者传真过去,并收取少量的查档费;对于国外的教育经历,可以委托有能力的第三方公司或者国家教育部的留学服务中心来核实。


4.工作经历真实性的核实


通过员工上家企业总机转到人力资源部门可联系上相关人事专员,这是最可靠的一条途径。当遇到总机要求实名转接时可要求候选人提供一个人事专员的姓名,通过总机转入进行核实。如果无法提供前任主管也是另外一条判断工作经历是否属实的可靠渠道。


此外通过已经入职并且和拟入职员工具有相同工作单位经历的员工进行侧面背景调查,更是一条捷径(很多企业所在行业人才都在大圈子内流动(例如通信行业、化工行业等),事实上这个行业圈子非常窄,HR招聘人员不要忘了这是一条可靠高效背景调查的捷径)。


5.工作具体表现的调查


如果需要核实该项,首先应在进行工作经历真实性核实时,从人事部门那里确认候选人直接上级的姓名和联系方式,然后通过总机或者企业邮箱采访上级。



6【问题6】背景调查发现虚假信息如何分析?



企业在进行员工背景调查时,一旦遇到虚假简历的情况,人力资源部门应该高度重视,除了索要书面证明外,还要进行各种特殊情况的排除。


常见可能误判点如下:


●工作时间:候选人可能将实习的时间并入工作时间而造成工作起止时间有出入;


●职位名称:职位名称方面候选人填写的可能是对外职位名称,而上家企业提供的则是对内的职位名称;


●薪酬待遇:在薪水方面候选人写的可能是税后工资,而前雇主提供的可能是税前工资。关于薪酬待遇的验证方式还可以通过上家单位工资条等方式进行有效验证。


在排除了这些可能的特殊情况后,我们再从其它渠道进行二次调查和核实。


经典案例:员工学历造假企业可否随意解除合同?



案情简介:


王学海2012年3月进入广州AFC公司工作,在面试时王学海表示自己的学历证书原件因某种原因不在身边(理由编造的非常合理)只向公司提供了大学本科学历证书的复印件公司未表示异议但是也没有进行学历验证,公司急于用人于是正式要求其尽快办理入职。


王学海在入职后工作非常努力表现非常出色,受到了公司领导的表扬和认可。

  

2013年8月,公司人事部在清理员工档案时,发现王学海的大学本科学历证书复印件有造假嫌疑,公司老总获知此事后表示不能接受员工的欺骗行为,公司遂以王学海“提供虚假应聘材料构成严重违纪”为由与王学海解除了劳动合同并且没有给任何补偿。

  

王学海对公司的处理不服,即向劳动争议仲裁委员会提起仲裁申请,要求公司与其恢复劳动关系。

 

 

争议焦点:

  

本案的争议焦点在于员工学历造假,企业可否随意解除劳动合同:

王学海这种人在HR招聘实践中不小心会遇到的,即所谓的“学历假冒但能力不伪劣”。


公司认为王学海应聘时向公司提供伪造的大学本科学历证书复印件,以提供虚假应聘材料的方式获得了公司职位已经构成“欺诈”,在这种情况下双方签署的劳动合同应认定为无效合同,由此与王学海解除劳动合同并无不妥。


王学海认为其在公司工作已经两年有余且工作表现也得到公司的认可,公司不可因两年之前其应聘时提供虚假材料,而于现在与其解除劳动合同。且公司在对其进行招聘面试时也并未明确过学历系录用条件之一,故公司以严重违纪为由与其解除劳动关系属违法解除。


仲裁结果:


仲裁结果表明,公司认为王学海存在严重违纪的情形,但公司规章制度中并未明确“提供虚假应聘材料”系严重违纪行为,且王学海所在岗位录用条件只是要求大专以上学历,而公司对所主张的违纪情形未提供充分证据予以证明且无相应处理规定。

最终裁决公司败诉。


案例分析:


根据《劳动合同法》第26条规定:“以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危,使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的,劳动合同无效或者部分无效。”因此,如果员工履行告知义务有瑕疵,企业有权利主张劳动合同无效或者部分无效。

  

要认定合同无效必须符合两个关键条件:(1)劳动者使用了欺诈手段;(2)企业因此违背了真实意思订立了劳动合同。从本案分析公司在签订劳动合同时并未审查劳动者的学历原件,人力资源相关人员未履行尽职审查的义务存在一定的瑕疵;同时王学海应聘岗位公司要求的是大专以上学历,本科学历非录取的必要条件,用人单位作出录用的决定与劳动者伪造学历的行为没有因果关系,因此不能认定劳动者构成欺诈。

  

企业以“严重违纪”为由与劳动者解除劳动关系的公司《员工手册》《劳动纪律管理制度》等文件中对该违纪情形予以规定并向劳动者告知确认。而在本案中,企业因制度中缺乏对“提供虚假应聘材料”的相关违纪处理规定,故在法律上将承担依据不足之后果。

  

此外需要特别说明的一点是在司法实践中,劳动者学历造假,审判人员会考量虚假的内容是否足以影响企业录用该劳动者,也就是说虚假的内容是否构成影响双方建立劳动关系的关键因素。如果企业在招用时并未向劳动者明确学历系录用条件之一,虽然劳动者在应聘时使用了欺诈手段,在司法实践中很可能被认定为不符合上述第二项条件。若该企业擅自依据学历造假而单方解除劳动合同的话存在较大的法律风险。


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